PENDAHULUAN
A.
Latar
Belakang Masalah
Setiap kegiatan kependidikan diwujudkan di sekolah dengan
berdasarkan pada kurikulum tertentu yang merupakan rangkaian atau proses untuk
mencapai tujuan. Kegiatan tersebut diselenggarakan sebagai usaha kerja sama sekelompok
orang yang bermaksud mendewasakan anak sesuai dengan tujuan yang dirumuskan
dalam kurikulum. Oleh karena itu, setiap sekolah perlu suatu organisasi yang
menghasilkan pembagian jabatan dan sekaligus pembagian kerja diiringi
pengaturan mekanisme kerja diantara orang-orang yang bekerja sama di suatu
sekolah sebagai usaha mempertinggi kemungkinan tercapainya tujuan sekolah.
Untuk itu, setiap sekolah perlu menyelenggarakan organisasi sekolah yang dapat
memanfaatkan secara efektif setiap personal dan sarana prasarana yang dimiliki,
baik yang tersedia di sekolah maupun di lingkungan sekitar yang akan
meningkatkan efisiensi pencapaian tujuan.
Agar sekolah dapat melayani kebutuhan semua warga sekolah
secara teratur dan sistematis, diperlukan suatu usaha yang dapat mengatur
segala kegiatan yang menunjang proses pembelajaran. Sehingga apabila ketika
ingin mencari data atau keterangan siswa dapat memberikannya dalam waktu yang
relatif singkat. Selain itu, setiap sekolah juga harus memiliki suatu
ketatausahaan yang menyediakan pelayanan bagi guru maupun siswa agar dapat
berkonsentrasi dalam kegiatan pembelajaran. Dengan demikian, baik organisasi
sekolah maupun ketatausahaan sekolah sangat diperlukan dalam setiap sekolah
untuk menunjang keberhasilan tercapainya tujuan pendidikan.
Berdasarkan uraian di atas, maka kami mengkaji mengenai
pengertian organisasi sekolah dan pengertian ketatausahaan sekolah serta fungsi
dari keduanya.
B.
Rumusan
Masalah
1.
Apa
pengertian organisasi sekolah?
2.
Apa factor-faktor yang harus dipertimbangkan dalam
menyusun organisasi sekolah?
3.
Bagaimana
struktur organisasi sekolah?
4.
Apa
pengertian ketatausahaan sekolah?
5.
Bagaimana
kegiatan ketatausahaan sekolah?
6.
Apa
saja fungsi organisasi dan ketatausahaan sekolah?
C.
Tujuan
1.
Mengetahui
pengertian organisasi sekolah
2.
Mengetahui
faktor yang harus dipertimbangkan dalam menyusun
organisasi sekolah
3.
Mengetahui
struktur organisasi sekolah
4.
Mengetahui
pengertian ketatausahaan sekolah
5.
Mengetahui
kegiatan ketatausahaan sekolah
6.
Mengetahui
fungsi organisasi dan ketatausahaan sekolah
BAB II
PEMBAHASAN
A.
MANAJEMEN
ORGANISASI SEKOLAH
1.
Pengertian
Organisasi Sekolah
Kita sebagai manusia merupakan
makhluk sosial, maka dari itu dibutuhkan suatu organisasi yang akan mewadahi
kepentingan manusia itu sendiri, serta saling membantu.
Oganisasi menurut pendapat Wendrich,et al.(1998) adalah
proses mendesain kegiatan-kegiatan dalam struktur organisasi untuk mencapai
tujuan yang telah ditetapkan, sedangkan sutarto (1995) mendefinisikan
organisasi sebagai kumpulan orang, proses pembagian kerja, dan sistem kerja
sama atau kerja sosial. Dengan kata lain organisasi adalah aktivitas dalam
membagi-bagi kerja, menggolong-golongkan jenis pekerjaan, memberi wewenang,
menetapkan saluran perintah, dan tanggung jawab kepada para pelaksana.
Sekolah sebagai lembaga pendidikan
harus mempunyai organisasi yang baik agar tujuan pendidikan tercapai. Unsur
personal dalam lingkungan sekolah adalah kepala sekolah, guru, karyawan, dan
murid. Organisasi yang baik menghendaki agar tugas-tugas
dan tanggung jawab dalam menjalankan penyelenggaraan sekolah untuk mencapai
tujuanya dibagi secara merata dengan baik sesuai dengan kemampuan, fungsi, dan
wewenang yang telah ditentukan. Melalui struktur organisasi tersebut orang akan
mengetahui apa tugas dan wewenang personal lingungan sekolah.[1]
2.
Faktor-faktor yang Harus Dipertimbangkan dalam Menyusun Organisasi Sekolah
Pedoman dalam menyusun organisasi
sekolah yang baik tidak mudah ditentukan, melihat perbedaan sekolah yang satu
dengan yang lainnya. Di bawah ini dikemukakan beberapa faktor
yang mempengaruhi perbedaan susunan organisasi sekolah:
a. Tingkat
Sekolah[2]
Kita ketahui berdasarkan tingkatanya,
sekolah-sekolah yang ada di Indonesia, dapat dibedakan atas:
1)
Sekolah dasar (SD)
2)
Sekolah Lanjutan Tingkat Pertama (SLTP)
3)
Sekolah Lanjutan Tingkat Atas (SLTA)
4)
Perguruan Tinggi
Tentu dapat kita bayangkan bahwa kegiatan pendidikan yang baik yang
bersifat kurikuler maupun ekstrakurikuler dalam rangka mencapai tujuan
pendidikan pada masing-masing tingkat sekolah tersebut sangatlah berbeda.
Perbedaan tingkat berarti juga perbedaan usia sekolah. Kemudian dari keadaan
fisik dan perkembangan jiwa anak, jelas berbeda antar tingkatnya.
Sebagai contoh :
ü Biasanya
di SD tidak ada seksi BK (Bimbingan Konseling), sebab masalah
ini merupakan tugas rangkapan Kepala Sekolah. Sedangkan, dalam sekolah lanjutan
biasanya sudah ada BK, maka dalam struktur organisasinya pun terdapat seksi BK.
ü OSIS,
penggarapan majalah dinding, pengelolaan perpustakaan sekolah, dll sudah ada pada sekolah lanjutan,
sedangkan di SD belum ada.
b.
Jenis Sekolah[3]
Berdasarkan jenis sekolah kita
membedakan ada sekolah umum dan sekolah kejuruan. Sekolah umum adalah sekolah
yang program pendidikanya bersifat umum dan bertujuan untuk memberikan bekal
pengetahuan dan kecakapan untuk
melanjutkan studi yang lebih tinggi lagi. Contoh: SMA, SMP. Sedangkan Sekolah
Kejuruan adalah sekolah yang program pendidikannya mengarah kepada pemberian bekal
keterampilan khusus agar mantap menjelajahi dunia kerja dalam masyarakat. Contoh:
STM, SMEA, SPMA, dll.
Perbedaanya :
1) Pada
sekolah Kejuruan terdapat petugas (koordinator) praktikum, pada sekolah
umum tidak.
2) Pada
sekolah Kejuruan terdapat petugas bagian ketenagakerjaan/penempatan alumni,
sedangkan pada sekolah umum tidak.
c.
Besar Kecilnya Sekolah[4]
Sekolah yang besar tentu memiliki
jumlah murid, jumlah kelas, jumlah tenaga guru, dan karyawan serta fasilitas
yang memadai. Sedangkan sekolah kecil adalah sekolah yang cukup memenuhi syarat
minimal dari ketentuan yang berlaku.
d.
Letak dan Lingkungan Sekolah [5]
Berdasarkan letak dan lingkungannya,
sekolah-sekolah di Negara kita banyak menunjukkan perbedaan situasi, kondisi, dan
sifat-sifat lingkungannya. Letak sebuah sekolah dasar yang ada di desa akan mempengaruhi kegiatan
sekolah tersebut berbeda dengan sekolah dasar yang ada di kota, begitu pula
sekolah-sekolah lanjutannya dari kegiatan dan programnya pasti berbeda.
Kegiatan yang dimaksud disini adalah kegiatan ekstrakurikuler dan kurikuler
seperti tugas-tugas pada laboraturium sekolah dan pengabdian pada masyarakat.
Dari segi keadaan lingkungan atau
masyarakat sekitar sekolah mungkin ada dalam lingkungan masyarakat petani,
nelayan, buruh, PNS, dll. Perhatian kelompok masyarakat terhadap dunia pendidikan khususnya
pendidikan bagi anak-anak mereka di sekolah pastilah berbeda.
3.
Struktur
Organisasi Sekolah
a.
Struktur Organisasi Garis[6]
Organisasi garis
merupakan bentuk tertua organisasi dan paling sederhana. Biasanya terdapat
dalam organisasi yang relatif kecil. Struktur ini tidak cocok digunakan dalam
organisasi yang kompleks dan luasnya bidang garapan yang harus ditangani
organisasi sehingga memerlukan adanya pendelegasian wewenang kepada bawahannya.
Keuntungan
menggunakan struktur organisasi ini yaitu sederhana sehingga mudah dipahami,
pembagian tugas dan wewenang cukup jelas, adanya kesatuan komando sehingga
memudahkan pemeliaharaan disiplin dan tanggung jawab, dan pengambilan keputusan
cepat.
Kerugian
menggunakan struktur organisasi ini yaitu tidak luwes, kemungkinan otoriter
tinggi, ketergantungan pada seseorang tinggi sehingga mudah kacau jika
seseorang tidak berfungsi semestinya, terlalu banyak menumpuki atasan dengan
hal-hal kecil dan sangat teknis karena atasan harus menyetujui kegiatan
bawahannya dahulu, merintangi kreativitas bawahan karena bawahan takut
ide-idenya tidak disetujui.
b.
Struktur Organisasi Garis dan
Staf[7]
Organisasi garis
dan staf terdiri atas 2 kelompok orang-orang yang berpengaruh dalam menjalankan
roda organisasi. Kelompok pertama menjalankan tugas pokok organisasi untuk
mencapai tujuan, yang ditempatkan dalam kotak-kotak garis, sedangkan kelompok
yang kedua melakukan tugas berdasarkan keahlian yang disebut staf.staf dapat
memberikan sarannya kepada unit operasional. Dalam organisasi ini terdapat
spesialisasi yang beraneka ragam. Dalam melaksanakan tugasnya, anggota garis
dapat menerima saran dari staf. Saran staf dapat dijadikan pedoman pelaksanaan.
Staf berpengaruh besar dalam pelaksanaan.
Keuntungan
menggunakan struktur organisasi ini yaitu pembagian tugas yang jelas antara
orang-orang yang melaksanakan tugas pokok organisasi dengan tugas penunjang,
keputusan biasanya diambil dengan pertimbangan yang matang oleh semua anggota
organisasi, kemampuan dan bakat yang berbeda-beda dapat saling mengisi,
ahli-ahli dalam staf dapat menghasilkan pekerjaan yang bermutu tinggi, dan
penghargaan terhadap keahlian tinggi, mengurangi beban kerja manajer line dari
pekerjaan yang sangat teknis.
Kerugian
menggunakan struktur organisasi ini yaitu orang-orang yanng berada dalam garis
dihadapkan padda 2 atasan, yaitu atasan yang berhak memerintah dn pimpinan staf
yang berhak memberikan saran, saran staf mungkin kurang tepat dan sukar
dilaksanakan, orang-orang pada garis cenderung mengabaikan saran staf, dan
menimbulkan kekacauan apabila tugas tidak dirumuskan dengan jelas.
B.
MANAJEMEN
KETATAUSAHAAN SEKOLAH
1.
Pengertian
Ketatausahaan Sekolah
Tata usaha
sekolah juga sering disebut dengan istilah administrasi tata usaha, yaitu
segenap proses kegiatan pengelolaan surat menyurat yang dimulai dari menghimpun
(menerima), mencatat, mengelola, menggandakan, mengirim dan menyimpan semua
bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi. Sehingga, tata laksana atau
tata usaha tidak hanya meliputi surat-surat saja, tetapi semua bahan keterangan
atau informasi yang berwujud warkat.[8]
Warkat adalah
catatan tertulis atau bergambar mengenai sesuatu hal untuk keperluan
pengingatan agar apabila sewaktu-waktu diperlukan dapat disiapkan (seperti
buku, surat, arsip, kwitansi, bon, catatan kuliah, formulir, kartu, pita
rekaman, CD/VCD, dsb).
Manajemen Tata
laksana/Tata usaha sekolah merupakan seluruh proses kegiatan yang direncanakan
dan dilaksanakan secara sengaja dan bersungguh-sungguh, serta membina
kegiatan-kegiatan yang bersifat tulis-menulis (clerical work) di
sekolah, agar proses belajar mengajar semakin efektif dan efisien untuk
membantu tercapainya tujuan pendidikan yang telah ditetapkan.
2.
Kegiatan
Ketatausahaan Sekolah
Beberapa
kegiatan dari tatalaksana sekolah(ketatausahaan sekolah) yang terpenting adalah:
a.
Surat Dinas Sekolah dan Buku
Agenda[9]
Semua surat menyurat
yang dilakukan dalam rangka kepentingan kehidupan dan realisasi program sekolah
dapat kita sebut surat dinas. Baik surat masuk maupun keluar harus
diinventarisasi dan didokumentasikan (dicatat) disertai arsip-arsipnya.
Pencatatan
surat-surat biasa menggunakan buku agenda yang perlu dibedakan antara agenda
surat masuk dan agenda surat keluar.
Hal-hal yanng
perlu dicatat dalam agenda surat masuk ialah:
1)
Nomor urut surat,
2)
Tanggal diterima,
3)
Tanggal dan nomor surat yang
diterima,
4)
Pihak pengirim/instansi,
5)
Pokok isi surat,
6)
Keterangan.
Dalam agenda surat keluar yang perlu dicatat ialah:
1)
Nomor urut surat keluar,
2)
Tanggal surat keluar
(pengiriman),
3)
Alamat surat/kepada siapa,
4)
Pokok isi surat,
5)
Keterangan.
Surat dinas
perlu disimpan dengan baik (diarsipkan), cara penyimpanan dapat menggunakan
map-map tertentu yang dibedakan atas pokok persoalannya, misalnya: map surat
kepegawaian, map surat perlengkapan, map surat hubungan dengan masyarakat, dan
lain-lain.
b.
Buku Ekspedisi[10]
Guna buku
ekspedisi ialah untuk pembuktian bahwa suatu surat yang dikirimkan sudah sampai
kepada alamatnya atau orang (petugas) yang diserahi tanggung jawab.
Yang perlu
dicatat dalam buku ekspedisi adalah:
1)
Nomor surat,
2)
Alamat yang dituju,
3)
Tanggal penerimaan,
4)
Tanda tangan dan nama terang
penerima.
c.
Buku Catatan Rapat Sekolah
(Notulen)[11]
Rapat sekolah
yang biasa disebut rapat dewan guru atau rapat guru perlu dicatat baik
prosesnya maupun hasil atau keputusan yang diambil. Keputusan rapat adalah
landasan berpihak dalam melaksanakan segala sesuatu di sekolah itu.
Berdasarkan
materi yang dibicarakan dalam rapat sekolah, maka rapat itu mungkin disebut:
1)
Rapat kenaikan kelas,
2)
Rapat kelulusan EBTA (ujian),
3)
Rapat penerimaan murid baru,
rapat pembagian tugas mengajar.
Menurut sifatnya
rapat itu mungkin bersifat rutin dan mungkin insidental. Pencatatan proses dan
keputusan rapat menggunakan sebuah buku yang disebut buku notulen (buku catatan
rapat). Pencatatnya disebut “Notulis” adalah seseorang yanng ditunjuk oleh
pemimpin rapat. Pemimpin rapat sekolah adalah kepala sekolah atau jika ia
berhalangan diganti oleh wakil kepala sekolah.
d.
Buku Pengumuman[12]
Buku pengumuman
dimaksudkan untuk media penyampaian informasi (pemberitahuan) yang terutama
ditujukan kepada para guru. Tentu saja informasi ini datangnya dari kepala
sekolah. Adapun isi pengumuman bermacam-macam yang pada pokoknya selalu
menyangkut masalah pembinaan sekolah.
Pengumuman dapat
bersifat instruksi. Buku pengumuman ini lebih tepat dibanding dengan papan pengumuman
sebab setiap guru yang sudah membaca pengumuman tersebut diwajibkan membubuhkan
tanda tangannya (sebagai tanda bahwa ia telah membacanya).
Lain halnya jika
pengumuman itu ditujukan kepada murid dapat digunakan papan pengumuman. Dalam
hal ini buku pengumuman juga bisa dipakai tetapi seorang petugas sekolah harus
ditunjuk untuk membacakannya di setiap kelas.
e.
Pemeliharaan Gedung (Bangunan
Sekolah)[13]
Pada dasarnya
tugas pemeliharaan gedung sekolah, dan lain-lain yang termasuk prasarana
pendidikan adalah menjadi tanggung jawab kepala sekolah. Dalam pelaksanaannya
kepala sekolah dapat mempercayakan kepada karyawan yang ditunjuk untuk
memelihara, dalam arti menjaga dan mengawasi agar bangunan sekolah itu tetap
terawat baik dan bersih, terhindar dari kerusakan-kerusakan.
Beberapa faktor
bangunan yang penting untuk selalu diperiksa antara lain:
1)
Atap termasuk kerpus,
2)
Saluran atau talang air,
3)
Eternit,
4)
Pintu dan jendela, keadaan lantai
dan dinding, termasuk cat,
5)
Got saluran air,
6)
Kamar mandi dan WC sekolah.
Agar perawatan
atau pemeliharaan itu intensif, maka perlu diadakan pemeriksaan bangunan secara
rutin misalnya 4 bulan sekali. Di samping itu, juga harus ada pemeriksaan
sewaktu-waktu secara insidental. Suatu kesalahan jika perbaikan bangunan
sekolah itu dilaksanakan setelah keadaannya terlanjur parah. Dalam hubungannya
dengan proses pendidikan perbaikan bangunan sekolah hendaknya dilaksanakan
tanpa mengganggu jalannya pelajaran, kecuali jika perbaikan itu bersifat total.
f.
Pemeliharaan halaman Sekolah[14]
Pengertian halaman
sekolah dapat meliputi pagar sekolah, taman, tempat upacara sekolah, dan
mungkin pula lapangan olah raga milik sekolah. Biasanya setiap sekolah
mempunyai seorang atau dua orang “tukang kebun” atau pesuruh yang juga
berstatus sebgai pegawai negeri. Tenaga inilah yang mestinya diserahi tugas
untuk pemeliharaan halaman sekolah itu, di samping tugas “serabutan” yang lain
termasuk memelihara bangunan. Tentu saja tidak hanya dialah penanggung jawab
pemeliharaan itu, melainkan seluruh warga sekolah (termasuk guru) harus ikut
berpartisipasi dalam usaha pemeliharaan sekolah.
Barangkali yang
menjadi persoalan adalah sumber dana untuk pemeliharaan ini. Untuk itu maka
sekolah perlu memusyawarahkannya dengan Badan Pembantu Penyelenggara Pendidikan
(BP 3)
g.
Pemeliharaan Perlengkapan Sekolah
Perlengkapan
sekolah yang umumnya terdiri atas perabot, alat peraga, alat laboratorium,
buku-buku perpustakaan, dan lain-lain perlu pemeliharaan atau perawatan agar
selalu dapat berfungsi untuk membantu proses pendidikan. Karena itu seluruh
perlengkapan tersebut perlu diperiksa baik secara priodik maupun insidental
agar selalu dapat diketahui tentang keadaannya. Apabila terjadi
kerusakan-kerusakan perlengkapan sekolah dilaporkan kepada kepala sekolah.
Dengan demikian kepala sekolah dapat menentukan sikap untuk perbaikan atau
mengusulkan perbaikan atau mungkin pula mengusulkan ganti rugi perlengkapan
yang rusak tersebut kepada atasan yang berwenang.
h.
Kegiatan Manajemen yang
Didindingkan
Yang dimaksudkan
dengan kegiatan ini ialah kegiatan pencatatan/pendataan yang kemudian hasil
pencatatan tersebut dipasang atau ditempel pada dinding baik dinding kelas
maupun dinding kantor guru atau kantor tata usaha sekolah. Kegiatan semacam ini
lebih dikenal dengan manajemen yang didindingkan.
Di bawah ini
dikemukakan beberapa hal yang penting untuk didindingkan yakni sebagai berikut.
1)
Data murid untuk tahun ajaran
yang berlaku
Datanya terdiri dari No Induk, Nama, dan
Tempat tinggal.
2)
Susunan pengurus OSIS periode
tahun tertentu
Susunan pengurus OIS perlu diketahui
oleh warga sekolah baik guru, karyawan, maupun para siswa sendiri. Kegiatan
OSIS tidak bisa lepas dari program pendidikan sekolah.
C.
Fungsi
Organisasi dan Ketatausahaan Sekolah
Fungsi dari
masing-masing struktur organisasi sekolah dan ketatausahaannya akan diuraikan
sebagai berikut;
1.
Fungsi Organisasi Sekolah[15]
a. Kepala
Sekolah
Dalam lingkungan sekolah, kepala sekolah
berperan dan
bertugas sebagai:
1) Kepala
sekolah sebagai edukator
Dalam fungsinya sebagai edukator,
kepala sekolah mengemban tugas untuk meningkatkan profesionalisme tenaga kependidikan
di sekolahnya serta
menciptakan iklim sekolah yang kondusif, memberikan nasehat kepada warga
sekolah, memberikan dorongan kepada tenaga kependidikan serta melaksanakan
model pembelajaran yang menarik.
Upaya yang dapat
dilakukan kepala sekolah dalam meningkatkan kinerjanya sebagai edukator,
khususnya dalam peningkatkan kinerja tenaga kependidikan dan prestasi belajar
anak didik dapat dideskripsikan sebagai berikut:
a)
Mengikutsertakan para guru dalam
penataran atau pelatihan untuk menambah wawasannya;
b) Berusaha
menggerakkan tim evaluasi hasil belajar peserta didik agar giat bekerja,
kemudian hasilnya diumumkan secara terbuka dan diperlihatkan di papan
pengumuman. Hal ini bermanfaat untuk memotivasi para peserta didik agar lebih
giat belajar dan meningkatkan prestasinya.
c) Menggunakan
waktu belajar secara efektif di sekolah dengan cara memotivasi guru dan siswa.
2) Kepala
sekolah sebagai manajer
Sebagai manajer,
kepala sekolah mau dan mampu mendayagunakan sumber daya sekolah dalam rangka
mewujudkan visi, misi, dan mencapai tujuannya.
Dalam rangka melakukan peran dan
fungsinya sebagai manajer, kepala sekolah perlu memiliki strategi yang tepat
untuk memberdayakan tenaga kependidikan melalui persaingan yang membuahkan kerja
sama (cooperation), memberikan kesempatan kepada tenaga kependidikan untuk
meningkatkan profesinya, dan mendorong keterlibatan seluruh tenaga kependidikan
dalam berbagai kegiatan yang menunjang program sekolah.
3) Kepala
sekolah sebagai administrator
Kepala sekolah sebagai administrator
memiliki hubungan erat dengan berbagai aktivitas pengelolaan administrasi yang
bersifat pencatatan, penyusunan, dan pendokumenan seluruh program
sekolah.Secara spesifik, kepala sekolah perlu memiliki kemampuan untuk mengelola
kurikulum, mengelola administrasi kearsipan, dan administrasi keuangan.
4) Kepala
sekolah sebagai supervisor
Sebagai supervisor, kepala sekolah
mensupervisi pekerjaan yang dilakukan oleh tenaga kependidikan. Sergiovani dan
Starrat menyatakan bahwa supervisi merupakan suatu proses yang dirancang secara
khusus untuk membantu para guru dan supervisor mempelajari tugas sehari-hari di
sekolah, agar dapat menggunakan pengetahuan dan kemampuannya untuk memberikan
layanan yang lebih baik pada orang tua peserta didik dan sekolah, serta
berupaya menjadikan sekolah sebagai komunitas belajar yang lebih efektif.
5) Kepala
sekolah sebagai leader
Kepala sekolah
sebagai pemimpin harus mampu memberikan petunjuk dan pengawasan, meningkatkan
kemauan dan kemampuan tenaga kependidikan, membuka komunikasi dua arah dan
mendelegasikan tugas.
Kemampuan kepala
sekolah sebagai pemimpin dapat dianalisis dari aspek kepribadian, pengetahuan
terhadap tenaga kependidikan, visi dan misi sekolah, kemampuan mengambil
keputusan dan kemampuan berkomunikasi. Sedangkan kepribadian kepala sekolah
sebagai pemimpin akan tercermin dalam sifatnya yang: jujur, percaya diri,
tanggung jawab, berani mengambil resiko dan keputusan, berjiwa besar,
emosi yang stabil, dan teladan.
6) Kepala
sekolah sebagai inovator
Dalam rangka melakukan peranan dan
fungsinya sebagai inovator, kepala sekolah perlu memiliki strategi yang tepat
untuk menjalin hubungan yang harmonis dengan lingkungan, mencari gagasan baru,
mengintegrasikan setiap kegiatan, memberikan teladan kepada tenaga kependidikan
dan mengembangkan model-model pembelajaran yang inovatif. Kepala sekolah
sebagai inovator dalam meningkatkan profesionalisme tenaga kependidikan akan
tercermin dari caranya melakukan pekerjaan secara konstruktif, kreatif,
delegatif, integratif, rasional, obyektif, pragmatis, keteladanan, disiplin,
adaptable, dan fleksibel.
Kepala sekolah
sebagai inovator harus mampu mencari, menemukan dan melaksanakan berbagai
pembaruan di sekolah.Gagasan baru tersebut misalnya moving class.Moving class
adalah mengubah strategi pembelajaran dari pola kelas tetap menjadi kelas
bidang studi, sehingga setiap bidang studi memiliki kelas tersendiri, yang
dilengkapi dengan alat peraga dan alat-alat lainnya. Moving class ini biasa dirangkaikan dengan pembelajaran terpadu,
sehingga dalam suatu laboratorium bidang studi dijaga oleh beberapa guru yang
bertugas memberikan kemudahan kepada peserta didik dalam belajar.
7) Kepala
sekolah sebagai motivator
Sebagai motivator, kepala sekolah
memiliki strategi yang tepat untuk memberikan motivasi kepada para tenaga
kependidikan dalam melakukan berbagai tugas dan fungsinya.Motivasi ini dapat
ditumbuhkan melalui pengaturan lingkungan fisik, suasana kerja, disiplin,
dorongan, penghargaan secara efektif dan penyediaan berbagai sumber belajar
melalui pengembangan Pusat Sumber Belajar (PSB).
8) Kepala
sekolah sebagai pejabat formal
Sebagai pejabat formal, pengangkatan
seseorang menjadi kepala sekolah harus didasarkan atas prosedur dan peraturan
yang berlaku. Prosedur dan peraturan tersebut dirancang dan ditentukan oleh
suatu unit yang bertanggung jawab dalam bidang sumber daya manusia.Dalam hal
ini perlu ada kerjasama dengan unit yang berkaitan dengan pengelolaan dan penyelenggaraan sekolah.
Peranan kepala
sekolah sebagai pejabat formal secara singkat dapat disimpulkan bahwa kepala
sekolah diangkat dengan surat keputusan oleh atasan yang mempunyai kewenangan
dalam pengangkatan sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku; memiliki
tugas dan tanggung jawab yang jelas serta hak-hak dan sanksi yang perlu
dilaksanakan; secara hirarki mempunyai atasan langsung, atasan yang lebih
tinggi dan memiliki bawahan; dan mempunyai hak kepangkatan, gaji dan karier.
Secara umum, dalam penerapannya
kepala sekolah bertugas memimpin dan mengkoordinasikan semua pelaksanaan
rencana kerja harian, mingguan, bulanan catur wulan dan tahunan.Mengadakan
hubungan dan kerjasama dengan pejabat-pejabat resmi setempat dalam usaha
pembinaan sekolah.
b. Komite
Sekolah
Berperan dalam membina dan menghimpun
potensi warga sekolah dalam rangka mendukung penyelenggaraan sekolah yang
berkualitas.
c. Kepala
Urusan Tata Usaha
Berperan dalam menyusun program tata
usaha sekolah, mengurus administrasi ketenagaan dan siswa, membina dan
pengembangan karier pegawai tata usaha sekolah, menyusun administrasi
perlengkapan sekolah, menyusun dan penyajian data/statistik sekolah, membuat
laporan kegiatan tata usaha.
d. Wakil
Kepala Sekolah Bidang Kurikulum
Berperan dalam menyusun program
pengajaran, pembagian tugas guru dan jadwal pelajaran, jadwal ulangan/ evaluasi, kriteria
kenaikan/ ketidaknaikan/ kelulusan, mengarahkan pembuatan
satpel, membina lomba akademis, dan MGMP.
e. Wakil
Kepala Sekolah Bidang Kesiswaan
Berperan dalam menyusun program
pembinaan OSIS, melaksanakan pembimbingan dan pengarahan kegiatan OSIS,
pemilihan siswa teladan/penerima beasiswa, mutasi siswa, program ekstra
kurikuler, membuat laporan kegiatan kesiswaan secara berkala.
f. Wakil
Kepala Sekolah Bidang Sarana
Berperan dalam menyusun rencana
kebutuhan sarana dan prasarana, mengkoordinasikan pendayagunaan sarana dan
prasarana, pengelola pembiayaan alat-alat pengajaran, dan menyusun laporan
pelaksanaan urusan sarana dan prasarana secara berkala.
g. Wakil
Kepala Sekolah Bidang Humas
Berperan dalam mengatur dan
menyelenggarakan hubungan sekolah dengan orang tua/wali siswa, membina hubungan
antar sekolah, komite sekolah, lembaga dan instansi terkait, dan membuat
laporan pelaksanaan hubungan masyarakat secara berkala.
h. Koordinator
BK
Berperan dalam
mengatasi kesulitan belajar siswa/ siswi, mengatasi kebiasaan-kebiasaan yang
tidak baik yang dilakukan siswa/ siswi pada asaat proses belajar mengajar
berlangsung, mengatasi kesulitan yang berhubungan dengan : kesehatan jasmani,
kelanjutan studi, perencanaan dan pemilihan jenis pekerjaan setelah mereka tamat,
dan masalah sosial emosional sekolah yang bersumber dari sikap murid yang
bersangkutan terhadap dirinya sendiri, keluarga, lingkungan sekolah, dan
lingkungan yang lebih luas.
i.
Guru
Berperan dalam mendidik, membimbing
dan mengarahkan siswa dan siswi melalui proses belajar mengajar di sekolah
serta berperan dalam pembentukan kepribadian setiap siswa dan siswi.
2.
Fungsi Tata Usaha Sekolah[16]
Ada beberapa
fungsi tata usaha sekolah yang menunjang kegiatan sekolah yaitu:
a.
Pelayanan
kepada Pimpinan Sekolah
Dalam menjalankan tugas, Kepala
Sekolah banyak memerlukan data dan keterangan untuk berbagai kepentingan antara
lain:
1)
Membuat perencanaan sekolah
2)
Mengevaluasi kegiatan sekolah
3)
Membina profesi guru
4)
Menyusun kalender sekolah
5)
Mengatur beban mengajar
6)
Mengatur keuangan sekolah
7)
Membantu mengatasi kesulitan belajar
siswa
8)
Menjawab pertanyaan orang tua siswa
9)
Menyusun kegiatan ekstra kurikuler
10)
Mengambil keputusan
Begitu banyak kegunaan data yang diperlukan oleh Kepala Sekolah sebagai
pimpinan pendidikan dalam lingkungannya.Berbagai data dan keterangan yang
dibutuhkan tidak mungkin semua dihafal di luar kepala karena terlalu banyak
persoalan yang perlu diperhatikan. Oleh karena itu, bantuan tata
usaha dalam mencari, menyimpan, memelihara dan menyajikan kembali data dan
keterangan secara lengkap, jelas dan objektif yang dapat disajikan dalam waktu
yang relatif singkat bagi keperluan Kepala Sekolah.
Data dan
keterangan yang dapat diberikan oleh tata usaha berupa:
1)
Data personal yang menyangkut
kepegawaian
2)
Data kesiswaan
3)
Data keuangan
4)
Data perlengkapan dan inventaris
sekolah
5)
Data tentang kurikulum dan evaluasi
belajar
6)
Data tentang kegiatan ekstra
kurikuler
7)
Data tentang hubungan sekolah dengan
masyarakat
b.
Bantuan
kepada Guru
Dalam
hubungan dengan siswa, peranan guru sangat besar.Memang tugas utamanya mengajar, tapi dalam
menghadapi makhluk hidup yang mempunyai karakteristik bermacam-macam mempunyai
kesulitan tersendiri. Sehingga perlu pendekatan yang tidak sama terhadap siswa,
karena kebutuhannya berlainan. Untuk membantu guru agar dapat
mengkonsentrasikan dirinya dalam menjalani tugas-tugasnya, perlu diberi bantuan
sehingga beban tugasnya menjadi lebih ringan.
Bantuan kepada guru yang dapat
diberikan oleh tata usaha sekolah antara lain:
1) Data
tentang siswa dan latar belakangnya
2) Data
kemajuan belajar
3) Data
kehadiran
4) Data
kelas
c.
Pelayanan
kepada Siswa
Penyediaan
sarana belajar tidak lain agar siswa dapat tumbuh dan berkembang sebagai suatu
pribadi secara keseluruhan yang lengkap melalui perubahan tingkah laku sebagai
hasil proses pembelajaran.
Untuk dapat melayani kepentingan
siswa, sekolah berkewajiban mengenal setiap diri anak sebagai siswa yang
menjadi asuhannya. Guru perlu mengetahui taraf kemajuan dan perkembangan siswa
dengan persis. Caranya dengan menyediakan segala macam data dan keterangan yang
objektif.Untuk melayani data dan keterangan ini diperlukan tempat pengumpulan,
penyediaan, dan pengelolaan agar dapat memberikan informasi yang objektif
kepada pihak-pihak yang memerlukan. Inilah peran tata usaha dalam membantu
kelangsungan proses pembelajaran.
d.
Menyediakan
berbagai Keperluan bagi Kelancaran Pengajaran
Dengan
menyediakan segala keterangan yang diperlukan dalam pengajaran baik yang
diperlukan oleh guru maupun siswa, proses pembelajaran dapat berjalan dengan
lancar.Misalnya kepada guru, tata usaha menyediakan dokumen tentang siswa,
kemajuan belajar sebelumnya, latar belakang siswa dan sebagainya. Kepada siswa tata usaha
dapat memberikan bantuan sarana belajar seperti buku paket, alat-alat dan media
belajar yang akan digunakan siswa. Selain itu yang harus disediakan adalah
fasilitas fisik material yang menunjang kelancaran proses mengajar guru dan
siswa. Dengan demikian baik guru maupun siswa dapat mengkonsentrasikan
kegiatannya kepada pelajaran.
e.
Mengatur
dan Memelihara berbagai Perlengkapan Sekolah
Pemakaian yang sering menyebabkan
barang secara berangsur-angsur mengalami keausan atau kerusakan.Pemeliharaan
terhadap barang sering tidak dirasakan sebagai suatu kebutuhan sebagaimana
dirasakan saat barang belum tersedia.
Semua barang milik sekolah harus dipelihara agar
pemakaiannya lebih tahan lama, krena itu perlu dilakukan pemeliharaan yang
teratur secara berkala.Tata usaha selain bertanggung jawab dalam pemeliharaan
barang-barang milik sekolah juga bertanggung jawab dalam mengatur dan menyimpan
pada tempat yang paling cocok dengan kebutuhan pemakaiannya.Barang-barang yang
tersimpan harus diperhatikan selain kegunaan dan keamanannya juga harus
diperhatikan seni menata dan meletakkannya agar harminis secara keseluruhan
serta dapat digunakan secara efektif.
Agar barang-barang dapat dipakai secara efektif sebaiknya diatur sebagai
berikut:
1) Ada
petugas yang diberi kepercayaan untuk menggunakan, memelihara, memperbaiki, dan
mengawasinya.
2)
Barang ditempatkan pada tempat
tertentu.
BAB III
PENUTUP
Kesimpulan
1.
Organisasi adalah aktivitas dalam
membagi-bagi kerja, menggolong-golongkan jenis pekerjaan, memberi wewenang,
menetapkan saluran perintah, dan tanggung jawab kepada para pelaksana
2.
Faktor yang mempengaruhi perbedaan
susunan organisasi sekolah yaitu tingkat, juenis, besar kecilnya,
letak dan lingkunan sekolah.
3.
Struktur organisasi sekolah ada
yang struktur organisasi garis dan ada yang struktur organisasi garis dan staf.
4.
Manajemen Tata laksana/Tata usaha
sekolah merupakan seluruh proses kegiatan yang direncanakan dan dilaksanakan
secara sengaja dan bersungguh-sungguh, serta membina kegiatan-kegiatan yang
bersifat tulis-menulis (clerical work) di sekolah.
5.
Kegiatan keTUan yaitu surat
menyurat, dan lain-lain.
6.
Fungsi organisasi sekolah yaitu
menetapkan saluran perintah sesuai pekerjaannya masing-masing.
DAFTAR PUSTAKA
Amirin, Tatang, dkk. Manajemen Pendidikan.
Yogyakarta. UNY Press.
Nawawi,
Hadari. 1981. Organisasi Sekolah dan Pengelolaan Kelas Sebagai Lembaga Pendidikan. Jakarta: PT Gunung Agung.
Subroto,
Suryo. 1998. Dimensi-dimensi Administrasi Pendidikan Sekolah. Jakarta.
Bina Aksara
Usman, Husaini. 2006. MNAJEMEN Teori, Praktik, Riset
Pendidikan. Jakarta. Bumi Aksara.
Yuliana, Suharsimi Arikunto Lia. 2008. Manajemen
Pendidikan. Yogyakarta. Aditya Media.
http://aditbudy.wordpress.com/2012/12/15/fungsi-ketatausahaan-sekolah/ketatausahaan-
sekolah/ (diakses
Senin, 17 November 2014)
http://himmadika.fkip.uns.ac.id/wp-content/uploads/2012/09/KEL.2-ORGANISASI-SEKOLAH.docx
(diakses Senin, 17 November 2014)
[6] Prof. Dr. Husaini Usman, M.Pd. M.T., MANAJEMEN
Teori, Praktik, dan Riset Pendidikan, (Jakarta:Bumi Aksara), hlm 156
[8]Tatang M.
amirin, dkk, Manajemen Pendidikan, (Yogyakarta: UNY Press), hlm 115
[9] Prof. Dr.Suharsimi Arikunto Lia Yuliana, S.Pd, Manajemen
Pendidikan, (Yogyakarta:Aditya Media), hlm 104
[15]http://himmadika.fkip.uns.ac.id/wp-content/uploads/2012/09/KEL.2-ORGANISASI-SEKOLAH.docx
diakses Senin, 17 November 2014
[16]http://aditbudy.wordpress.com/2012/12/15/fungsi-ketatausahaan-sekolah/ketatausahaan-sekolah/
diakses Senin, 17 November 2014
Tidak ada komentar:
Posting Komentar